Elección de la sede

La elección de la sede fue la primera tarea que acometimos; el lugar donde se realiza una conferencia otorga ciertas características a la propia conferencia: tipos de aulas, comunicaciones entre aulas, el entorno, etc.

Los requisitos que debía cumplir la sede eran:

• Abierto en fin de semana. Se decidió que era mejor celebrar la conferencia en fin de semana que entre semana.
• Que no pusiera problemas a la hora de cobrar entrada o contratar un catering.
• Una sala con capacidad para unas 400 personas. Usada en la apertura, lightning talks y cierre de la PyConES 2013 ya que permitía incluir a todos los participantes en una misma sala.
• Diversas aulas con aforos entre 100 y 250 personas. Los tres tracks se celebraron en estas aulas.
• Wi-Fi.
• Zonas amplias donde poder realizar los descansos (comidas, cafés,...).
• Zonas de paso entre áreas donde los patrocinadores pudieron colocar sus stands.
• Zona de parking.
• Comunicación con transporte público.

Al principio la elección estaba entre Madrid, Sevilla y Zaragoza. En Madrid se habían mirado ya varias posibilidades durante el verano de 2012 (Pablo Lobariñas, Eva Morano, Juan Luis Cano).

• Eva Morano se puso en contacto con el ayuntamiento y varios centros de innovación: Madrid on Rails, Vaguada, La Catedral de la Innovación. La mayoría quedaron descartados por ser demasiado pequeños. Las negociaciones con el ayuntamiento quedaron estancadas y a partir de cierto punto la persona de contacto dejó de contestar.
• La ETSI Aeronáuticos de la UPM no acogió la idea con entusiasmo y puso unos requisitos incompatibles con la conferencia. La ETSI Navales quedó descartada por ser demasiado pequeña.
• El Medialab Prado se mudó a un edificio más pequeño y resultó ser demasiado caro.

Por otro lado, Javier Gutiérrez de Sevilla ofreció la US pero quedó descartada por el precio, y varias personas en Zaragoza ofrecieron varios espacios y buenas condiciones. Finalmente la EU Informática de la Universidad Politécnica de Madrid ofrecía las condiciones más ventajosas: sin problemas de aforo, razonablemente bien comunicado con el centro, experiencia en la organización de eventos tecnológicos, coste de las instalaciones muy bajo. En Madrid además estaba el epicentro de la organización y se pensó que para la primera edición sería más conveniente.

La Escuela Universitaria de Informática de la Universidad Politécnica de Madrid se volcó con este proyecto y nos ofreció su experiencia como sede anfitriona de otros eventos similares. Lo bueno de la sede:

• La disponibilidad de varias aulas de distintos tamaños permitió distribuir a los asistentes de tal forma que ninguna sala se quedara pequeña y que ningún asistente se quedase sin poder asistir a una charla debido a excesivo aforo. La asignación de determinada aula a determinado track se realizó después de una encuesta realizada a los asistentes que compraron la entrada a la PyConEs a través de Ticketea y a través de su web permitieron el contacto por correo de forma explícita. A las personas que no autorizaron que la organización se pusiera en contacto con ellos no se les incluyó en esta encuesta previa.
• Conexión Wi-Fi en todas las instalaciones.
• Parking gratuito y suficiente para el aforo.
• Los trabajadores propios de la UPM que estuvieron ayudando en todo momento.
• La buena educación de todos los asistentes que se mostraron muy colaborativos de cara a recoger los restos de comida y demás después de cada comida, café, etc.

Lo malo de la sede:

• Conexión Wi-Fi lenta.
• La sede está apartada del centro de la ciudad y no dispone de zonas de servicios (bares, restaurantes, supermercados,...) cercanas a la misma.
• Los pasillos estaban fríos si estabas trabajando en ellos durante muchas horas (personas encargadas de los stands) y las aulas estaban excesivamente calientes en momentos puntuales, aunque esto era más fácil de resolver al poder abrirse las ventanas de las aulas.

Cosas a mejorar:

• El frío en los pasillos.