Elaboración del presupuesto¶
La elaboración del presupuesto tuvo dos vertientes fundamentales:
Organización de la información¶
La principal mantenedora y gestora del presupuesto fue Yamila Moreno. Dado que Yamila reconoció no tener experiencia en la gestión de presupuestos, la aproximación inicial fue una hoja de cálculo compartida. El documento fue creado por TODO en un formato sencillo donde pudiéramos ir gestionando entradas y salidas.
Conforme el presupuesto fue haciéndose más sofisticado tanto en conceptos como en cantidades, el documento se fue ampliando, conforme Yamila iba necesitando.
La hoja de cálculo ha sido siempre accesible. En sus primeras versiones, era de escritura para varios voluntarios; pronto vimos la oportunidad de hacer el proceso transparente y pusimos acceso de lectura a quien lo solicitara. El siguiente paso fue hacer que fuera de lectura para cualquiera que tuviera el enlace, que fue distribuido con generosidad en las correspondientes listas.
En vista de que la principal encargada y también responsable era Yamila, tomó la decisión de quedarse ella como única usuaria con privilegios de escritura.
Actualmente, el presupuesto sigue estando accesible en modo solo lectur
Conforme el presupuesto fue haciéndose más sofisticado tanto en conceptos como en cantidades, el documento se fue ampliando, conforme Yamila iba necesitando.
La hoja de cálculo ha sido siempre accesible. En sus primeras versiones, era de escritura para varios voluntarios; pronto vimos la oportunidad de hacer el proceso transparente y pusimos acceso de lectura a quien lo solicitara. El siguiente paso fue hacer que fuera de lectura para cualquiera que tuviera el enlace, que fue distribuido con generosidad en las correspondientes listas.
En vista de que la principal encargada y también responsable era Yamila, tomó la decisión de quedarse ella como única usuaria con privilegios de escritura.
Actualmente, el presupuesto sigue estando accesible en modo solo lectura en la siguiente URL:
https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0AnZrjxQqa3mYdEJhT0tTbVl4NWVUbmxiWjIxNTRxRkE&usp=sharing
Junto a la hoja de cálculo, teníamos varias carpetas compartidas (en Google Drive) con las facturas emitidas y las facturas recibidas. El tesorero en ese momento (Andrey Antoukh) y Yamila Moreno se encargaban de generar las facturas numeradas y hacer seguimiento de los pagos correspondientes.
Organización del presupuesto¶
Además de cómo llevar la “burocracia” presupuestaria, hubo que decidir cómo gastar el dinero y cómo prever el presupuesto. Al ser el primer evento, y sin saber bien cuál iba a ser la acogida, optamos por una conferencia de presupuesto lo más bajo posible, de forma que el presupuesto no fuera impedimento para que viniera quien quisiera.
Esto significó que necesitábamos conseguir muchos patrocinios. Teníamos dos formas principales de financiación:
- patrocinios
- entradas de asistentes: pusimos una primera aproximación de 25€ para tener algún punto de partida.
Y muchas incógnitas sobre estas dos fuentes de financiación que condicionaron la forma en que planteamos los gastos:
- ¿cuánto dinero nos va a entrar por patrocinio?
- ¿se venderán todas las entradas? ¿cuántos asistentes tendremos?
Muchas dudas con las que lidiar a la hora de presupuestar el cátering o los welcome packs. También afectaba a otros temas incluso más importantes como la organización de tracks, tema que tratamos aparte.
Las dudas sobre las entradas las resolvimos sacando unas pocas en modalidad “Early bird” (un poco más baratas por ser con antelación). Tuvieron una acogida fantástica y eso nos dio una pista sobre la demanda que tendríamos. Al final, la demanda superó con mucho las expectativas y de hecho, no pudimos escalar el evento para dar cabida a todos los que querían asistir. En todo caso, teníamos bastante claro que podíamos contar con unas 200 entradas vendidas.
Los patrocinios eran más difíciles de prever porque intervienen muchas variables aparte del mero interés; requiere, por ejemplo, llegar a tiempo, antes de que las empresas gasten el presupuesto dedicado a eventos.
Finalmente optamos por un presupuesto incremental: teníamos bastante idea de en qué queríamos gastarnos el dinero, así que priorizamos estos conceptos y según veíamos que conseguíamos más financiación, íbamos añadiendo gastos. Establecimos qué era una conferencia viable:
- 150 personas
- charlas
- cátering básico
y pusimos el precio final: 35€.
A partir de aquí, las entradas de dinero representaban ampliar conceptos a la estructura de la conferencia:
- becas para ponentes
- grabación de charlas
- detalle para ponentes
- welcome pack con camiseta
- trípticos a color con los horarios
- cartelería
- cátering más sofisticado
- regalos para asistentes
- etc.